Das Qualitätsmanagement im Wohnhaus Florida wird mit einer neuen Software komplett neugestaltet. Vor mehr als einem Jahr wurde vom Stiftungsrat die Anschaffung der neuen Software CWA genehmigt und der Startschuss für das grosse Projekt gegeben.
Seit einem Jahr werden Prozesse im Team gemeinsam durchdacht und neu aufgezeichnet. Dies geschieht in einer horizontalen Abbildung mit sogenannten «Swimlanes». Jede Swimlane ist einer Funktion zugeordnet und ermöglicht die Aufgaben den jeweiligen verantwortlichen Personen zuzuordnen. Am Schluss soll ein Prozess für alle Mitwirkenden nachvollziehbar und im Alltag anwendbar sein.
Wie wird dies konkret umgesetzt? Im Dachstock gibt es viel Platz. Dort wird jeweils auf dem Fussboden der neue Prozesse grosszügig mit zu beschriftenden Karten ausgelegt. Dies ermöglicht den Beteiligten sich während der Erarbeitung im Prozess zu bewegen und diesen gemeinsam zu gestalten. Inzwischen ist das Team routinierter und kennt die Herangehensweise.
Im 2023 wurden die Stiftungsratsmitglieder eingeladen jeweils bei einer Prozessbearbeitung mitzuwirken. Dies ermöglichte spannende Diskussionen über Verantwortlichkeiten, Aufgaben und mögliche Umsetzungen, zumal die Stiftungsratsmitglieder mit ihrem unterschiedlichem beruflichem Hintergrund alternative Ideen und Lösungen einbringen konnten.
Die verantwortliche Person QM fotografiert jeweils den fertiggestellten Prozess am Fussboden und überträgt diesen in die neue Software. Bewohner*innen mit entsprechendem KnwoHow werden dabei miteinbezogen. Sie haben die Möglichkeit Einblicke in die Prozesse des Wohnhauses Florida zu erhalten und können wertvolle Tipps für die Darstellung oder auch Korrekturvorschläge einbringen.
Zurzeit werden die bereits erstellten Prozesse mit den mitgeltenden Dokumenten verknüpft. Der Hauptprozess "Wohnen und Begleiten" ist fertig und dient dem Team sich einzuarbeiten und mit dem neuen System zu arbeiten.
In der Pipeline ist die Fertigstellung der Prozesse Agogik und Personsal.